Как не потерять бюджет на проектах ERP

(Русский) Ошибки при внедрении ERP-систем общего назначения и как их избежать

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Неудачных историй внедрения ERP довольно много, не случайно у подобных систем на рынке сложилась неоднозначная репутация. Самые типичные проблемы — срыв сроков и ощутимое превышение бюджета проекта. Большинство критических ошибок выявляются уже на этапе эксплуатации, когда поздно и слишком дорого их точечно исправлять.

Согласно недавнему отчету Panorama Consulting Solutions, 88 % опрошенных представителей компаний считают процессы внедрения ERP-систем в своих организациях успешными. Лишь в 44 % случаев речь шла о завершенном проекте. Кроме того, в 45 % случаев внедрение прошло с превышением бюджета, а в 58 % — с превышением срока.

Разберемся, какие ошибки часто допускают при внедрении ERP-систем, к каким проблемам они приводят и как их можно избежать.

По данным Statista, основные вендоры ERP в мире — компании SAP, Microsoft и Oracle. В отчете Third Stage Consulting Group к лидерам отнесены также Microsoft Dynamics 365, SAP S/4HANA, NetSuite, Workday и Salesforce.

Согласно TAdviser, 80 % рынка ERP в России занимают системы, разработанные SAP и «1С»

 ⠀⠀⠀

Ошибки анализа

ERP-система общего назначения (англ. Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия) — комплексное программное обеспечение, которое при правильном применении позволяет оптимизировать работу всей организации.

Под этим термином понимают очень широкий класс программных продуктов для бизнеса. В деятельности каждой компании есть особенности, которые могут быть не учтены в типовых версиях ERP, но должны быть зафиксированы еще на этапе выбора ПО. Сама потребность в ERP-решениях возникает, когда наличные инструменты не предприятии плохо справляются с обработкой и анализом критически важных данных, не позволяют масштабировать бизнес-процессы.

Рассмотрим три типичные ошибки, которые могут возникнуть на подготовительном этапе.

1. Недостаточные проработка и описание существующих бизнес-процессов

Пример такой ошибки — случай при внедрении «1С:ERP 2» в сети оптовых нефтебаз и заправок «Красноярскнефтепродукт».

После завершения разработки, тестирования и даже обучения выяснилось, что модули ERP не могут работать вместе из-за плохо описанных бизнес-процессов. Позднее систему все же удалось внедрить, но это потребовало значительных дополнительных затрат.

Чтобы избежать подобных проблем, необходимо описать существующие бизнес-процессы, выделить среди них ключевые и уделить им наибольшее внимание.

2. Неправильный выбор ERP-системы

Согласно отчету Mint Jutras, 67 % респондентов хотели бы, чтобы ERP-системы в их организациях лучше учитывали отраслевую специфику. Результаты другого исследования говорят о том, что 53 % опрошенных считают ERP-системы в своих компаниях недостаточно гибкими.

Неверное решение на этом этапе — одна из самых дорогих ошибок. Поэтому, если выбор программного обеспечения в компании не обусловлен политическими причинами (нет жесткой установки внедрять софт отечественных компаний), вместе с глубоким анализом текущих бизнес-процессов необходимо тщательно изучить и сравнить возможности доступных ERP-систем:

  • позволяет ли их функциональность автоматизировать все ключевые отделы компании;
  • насколько эти системы гибкие в плане возможностей кастомизации под нужды организации;
  • учитывается ли в них специфика области деятельности;
  • можно ли их интегрировать с другим ПО компании.

3. Недостаточно или слишком детальное техническое задание

Если ТЗ слишком общее, то легко упустить процессы, без которых переход на ERP не сможет состояться, а за их включение в ТЗ после подписания документов, возможно, придется доплачивать компании-вендору.

Второй проблемой при недостаточно детализированном техническом задании является сложность разработки критериев эффективности внедрения. Плохие KPI не позволят вовремя пересмотреть стратегию, что повлечет перерасход бюджета и угрозу провала проекта.

В ТЗ должны быть подробно описаны типовые сценарии работы пользователей в ERP-системе, указаны их роли, прописаны ограничения для ролей. Для каждого сценария в том числе необходимо указать форматы исходных данных и шаблоны выходных печатных форм. При наличии сторонних систем в документации описываются протоколы взаимодействия с ними.

Постановочные документы нужно регулярно пересматривать на предмет ошибок и несоответствий. При необходимости следует их актуализировать и, соответственно, корректировать план проекта.

 ⠀⠀⠀

Ошибки планирования

Планирование — это не только бюджет и сроки. Это еще и распределение ресурсов, в том числе назначение ответственных лиц.

Для сложной и длительной задачи, такой как внедрение ERP, невозможно учесть все нюансы и спрогнозировать все препятствия. Поэтому на данном этапе неизбежно допускаются ошибки.

1. Недооценка бюджета и сроков

Может стать фатальной для внедрения. Если фактические затраты и сроки будут превышены сверх ожиданий, ответственные лица могут счесть продолжение проекта нецелесообразным.

В 2009 году компания Axon превысила бюджет на 11 миллионов долларов, что привело к тому, что город Сан-Диего расторг сотрудничество с ней.

Основными причинами превышения бюджета в исследовании Panorama названы:

  • увеличение объема проекта;
  • заниженные предварительные оценки компании-исполнителя;
  • непредвиденные организационные расходы.

Самой часто упоминаемой причиной превышения сроков была их изначально нереалистичная оценка. По мнению экспертов ArcherPoint, проект внедрения ERP-системы длится в среднем от шести месяцев до двух лет в зависимости от размеров предприятия. В результатах опроса Panorama фигурирует срок 14,1 месяца — фактический период внедрения — в отличие от ожидаемых респондентами 12,7 месяца.

Чтобы уменьшить вероятность неадекватных прогнозов, необходимо привлекать к процессу планирования ключевых сотрудников отделов, которые будут затронуты автоматизацией, и/или пользоваться услугами компаний-консультантов по внедрению ERP.

2. Отсутствие выделенной команды сотрудников внутри компании

Обычная практика — сотрудники совмещают текущие задачи с задачами внедрения: например, бухгалтеры общаются с аналитиками компании-вендора, согласовывают документацию, параллельно проводят финансовые операции и готовят текущие отчеты.

Такая мультизадачность вредна как для финансов компании (повышается вероятность ошибок), так и для внедрения ERP (аналитики не получат оперативную и полную информацию от сотрудника, у которого объективно есть более приоритетные задачи).

Лучшим решением здесь является назначение группы выделенных сотрудников и освобождение их на время внедрения от других задач. Еще одним бонусом станет то, что эти люди будут более лояльны к изменениям, а также хорошо разберутся в специфике новой системы еще до начала ее ввода в эксплуатацию и смогут позднее обучать другой персонал.

3. Неверный выбор стратегии внедрения

Универсальной, правильной для всех стратегии внедрения не существует. Решение во многом будет зависеть от объема предприятия, области деятельности, возможной территориальной разобщенности.

Варианты таковы:

  1. Модульное внедрение, то есть ввод в эксплуатацию не всей ERP одновременно, а только части ее модулей. Например, сначала внедряется только управление персоналом.
  2. Внедрение по бизнес-подразделениям, т. е. на первом этапе система вводится в одном или нескольких связанных отделах.
  3. Внедрение по филиалам: внедрение ERP в одном или нескольких филиалах.
  4. Внедрение всего и сразу (так называемый вариант Big Bang — большого взрыва): рискованное предприятие, но если объем автоматизации небольшой, а затраты на одновременную поддержку старой и новой систем слишком велики, выбирают такое внедрение.
  5. Гибридное внедрение — сочетание первых трех вариантов.

 

Как показывает опрос Panorama, большая часть респондентов отдали предпочтение модульному внедрению как наименее рискованному

Как показывает опрос Panorama, большая часть респондентов отдали предпочтение модульному внедрению как наименее рискованному

Со стратегией необходимо определиться до начала разработки, чтобы верно расставить приоритеты при настройке и доработке различных модулей, а также верно распределить ресурсы.

 ⠀⠀⠀

Ошибки периода разработки и ввода в эксплуатацию

После того как ТЗ разработано и согласовано, наступает этап реализации заявленных в документации функций: часть из них будут в базовой комплектации ПО, другие потребуют доработки системы.

Компании-заказчику необходимо будет убедиться, что реализация точно соответствует требованиям. При этом возможны следующие ошибки.

1. Недостаточное тестирование

Для проверки работоспособности системы недостаточно проверить несколько частных сценариев под одним-двумя пользователями. Важный этап проверки — это нагрузочное тестирование в условиях, приближенным к реальным.

Кроме того, важно запланировать переходный период опытной эксплуатации. При опытной эксплуатации пользователи работают в системе в ограниченном режиме, но на реальных данных: например, с ERP имеет дело только часть сотрудников одного филиала.

При этом проверяется работоспособность всех функций, фиксируются ошибки, которые исполнитель обязан исправить в заранее оговоренные сроки. Срок этапа зависит от масштабов проекта, но желательно запланировать не менее 1–1,5 месяца, чтобы исправить возможные критичные проблемы до полноценного запуска системы.

2. Ошибки при миграции данных

В XXI веке сложно представить себе ситуацию внедрения ERP на абсолютно не автоматизированном предприятии. Обычно в компаниях уже действует одна, а то и несколько систем, оперирующих разными данными. Часть этих данных должна будет попасть в новую базу ERP-системы. При этом возможны конфликты, дубли или потери информации.

Британский мобильный оператор Vodafone вынужден был выплатить телекоммуникационному регулятору штраф в 4,6 миллиона фунтов. В результате некорректной миграции данных в новую базу не попала информация о части клиентских счетов, поэтому на них не зачислялись абонентские платежи. Эти пользователи потеряли в общей сложности 150 тысяч фунтов за 17 месяцев

Чтобы уменьшить вероятность ошибок миграции, лучше в самом начале проекта проанализировать и скорректировать существующие источники данных: удалить дубли, ненужную информацию, разобраться с несоответствиями. Необходимо разработать процедуры сверки данных.

3. Плохо организованный процесс обучения

Если сэкономить на обучении, то сотрудники будут тратить большее время на выполнение своих обычных задач просто потому, что не будут знать, как соответствующие действия произвести в новой системе. В результате не только снизится эффективность их работы, но и вырастет раздражение. Это, в свою очередь, может привести к саботажу и нежелательным увольнениям.

В дополнение к тренингам необходимо снабдить пользователей ERP подробными инструкциями по эксплуатации нового ПО.

4. Недостаточная поддержка после внедрения

Процесс внедрения не заканчивается в тот день, когда сотрудники начинают работать с новой ERP-системой. У них будут возникать вопросы, по ходу работы будут всплывать проблемы, которые не были обнаружены при тестовой эксплуатации.

Со временем в компании могут измениться внутренние процессы. С развитием технологий может быть принято решение о переходе на более совершенные протоколы интеграции с другим используемым наряду с ERP программным обеспечением.

Чтобы сделать процесс внедрения более комфортным для сотрудников, уменьшить риски после обнаружения критичных ошибок и заложить основу для будущих доработок системы, важно заключить с компанией-вендором договор сопровождения.

В договоре в числе прочего необходимо прописать критерии разграничения уровня критичности проблем и указать максимальные сроки на их устранение.

Внедрение ERP-системы — сложный процесс, на каждом этапе которого возможны проблемы. Уменьшить вероятность их возникновения поможет тщательный анализ, грамотное планирование и выбор наименее рискованной стратегии внедрения.