Как организовать удаленную работу сотрудников на карантине

(Русский) Удаленка: как организовать работу офиса на карантине

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Из-за эпидемии коронавируса многие непроизводственные компании вынуждены переводить сотрудников на удаленную работу. Чтобы уменьшить издержки для бизнеса на карантине, критически важно наладить эффективное онлайн-взаимодействие с сотрудниками и партнерами. Рассказываем, что для этого необходимо, какие инструменты и сервисы использовать.

По результатам исследования «Битрикс24», более половины российских компаний (65 %) всерьез задумываются о переходе на удаленную работу в условиях продолжения эпидемии. При этом 42 % опрошенных заявили о том, что готовы перевести на удаленку весь персонал, и только пятая часть компаний абсолютно не готова к такому переходу.

О полном или частичном переводе персонала на дистанционную работу объявили такие гиганты, как Google, Microsoft, Twitter, Hitachi, Apple, Amazon, Spotify, — а это сотни тысяч сотрудников по всему миру.

Согласно данным Statista, только численность персонала Microsoft в 2019 году оценивается в 144 000 человек. Всем им рекомендовано работать из дома.

Готовность российских компаний к переходу на удаленную работу

Готовность российских компаний к переходу на удаленную работу

Чтобы организовать полноценную дистанционную работу, необходимо:

  1. Решить юридические вопросы: российское законодательство позволяет корректно зафиксировать новый формат трудовых отношений. Для этого требуется подписать с сотрудниками дополнительное соглашение или специальный трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).
  2. Согласовать регламент взаимодействия: оговорить график работы, способы связи. Также стоит обсудить план действий в нештатных ситуациях: болезнь, отсутствие доступа к сети и т. п.
  3. Продумать, каким образом будет контролироваться деятельность персонала: это могут быть регулярные созвоны, видеоконференции, отчеты. Кроме того, можно установить на пользовательских машинах тайм-трекеры, например: Tick, OfficeTime или Timely. 
  4. Обеспечить техническую возможность работы из дома.

Остановимся подробнее на инструментах для организации дистанционного доступа.

⠀⠀⠀

Оборудование и интернет

Прежде всего, у сотрудников должны быть компьютеры (ноутбуки, планшеты) с доступом к интернету. 

При этом возможны две стратегии: 

  • используются личные компьютеры;
  • используются корпоративные устройства с предустановленным ПО.

Первый вариант дешевле и проще для воплощения, но он потенциально небезопасен, так как неизвестно, что за ПО установлено на личных машинах и какие угрозы оно несет для корпоративных данных.

По итогам недавнего опроса IT-профессионалов компанией Entrust Datacard выяснилось: 77 % опрошенных считают, что в течение ближайших пяти лет теневое ПО станет реальной проблемой в их организациях, если не предпринимать никаких мер против его использования

Также в первом варианте возможен такой нюанс: может оказаться, что не у всех дома есть оборудование с характеристиками, достаточными для выполнения рабочих обязанностей. 

Чтобы избежать неприятных сюрпризов, перед полным переходом к дистанционной работе лучше провести опрос о наличии у персонала технической возможности работы из дома. При необходимости компания может закупить недостающую технику и предоставить ее сотрудникам во временное пользование.

Кроме компьютеров, для телеконференций, например, могут понадобиться веб-камеры и гарнитуры. Чтобы общение не стало мучением, рекомендуется использовать веб-камеры с разрешением не меньше 720p и качественные гарнитуры или микрофоны.

Безопасный удаленный доступ к онлайн-сервисам организации можно организовать с помощью VPN. В идеальном мире абсолютно все взаимодействие сотрудников с сетью компании должно происходить только через VPN, поскольку при этом создается зашифрованное защищенное соединение.

В рейтингах лучших коммерческих VPN-вендоров упоминаются:

  • ExpressVPN;

  • IPVanish VPN;

  • Norton Secure VPN;

  • NordVPN;

  • StrongVPN

Еще большей надежности можно достичь, если внедрить двухфакторную аутентификацию (2FA) вместо пары логин-пароль. Например, раздать пользователям 2FA-брелоки.

В реальности же организовать полноценную защищенную сеть бывает сложно и затратно: нужно корректно настроить маршруты, выпустить ключи для сотрудников, установить программы-клиенты и научить персонал ими пользоваться.

Поэтому для дистанционной работы применяется специальное программное обеспечение: Citrix Virtual Apps and Desktops или BlackBerry Digital Workplace. Для небольших компаний зачастую достаточно TeamViewer (подписка для бизнеса также платная).

⠀⠀⠀

Сервисы для совместной работы

Согласно недавнему опросу GitLab, более трети работающих из дома сотрудников (35 %) испытывают сложности во взаимодействии с коллегами и клиентами. Это говорит о том, что организации полноценных дистанционных коммуникаций все еще уделяется недостаточно внимания.

Для совместной работы существуют сотни приложений и сервисов: например, можно использовать Slack, Microsoft Teams, G Suite от Google или Workplace от компании Facebook. Тем более Microsoft и Google уже анонсировали бесплатные тарифы для своих продуктов на время эпидемии коронавируса.

Многофункциональные и сложные программы не всегда нужны. Для коммуникаций в небольшой компании может вполне хватить возможностей Telegram или Skype.

⠀⠀⠀

Инструменты для проведения телеконференций

Из-за COVID-19 акции компании Zoom, предоставляющей ПО для видеоконференций, выросли более чем на 10 % (на фоне более чем 30-процентного падения биржевых индексов). Другой вендор, Cisco, зафиксировал в начале марта 2020 года рост трафика веб-конференций в WebEx в 22 раза.

Кроме этих популярных приложений, для организации совместного аудио- и видеообщения сотрудников используются также Google Hangouts, BlueJeans, RingCentral.

Для видеосвязи важна хорошая пропускная способность сети: эксперты CIO Dive рекомендуют использовать для интернет-коммуникации канал доступа со скоростью не ниже 50 мегабайт в секунду.

⠀⠀⠀

Средства доступа к данным

Персоналу должны быть доступны рабочие файлы, корпоративное ПО, СУБД. При этом необходимо обеспечить не только общее хранилище, но и своевременную корректную синхронизацию изменений.

В качестве средств организации совместных файловых хранилищ можно использовать Microsoft OneDrive, Citrix ShareFile, Dropbox и подобные им решения.

Один из способов сокращения издержек на IT-инфраструктуру — технологии виртуализации. Средства доступа к виртуальным машинам предлагают компании VMware, Amazon, Nutanix. При этом сотрудники должны будут установить соответствующее клиентское ПО для работы на виртуальных серверах.

⠀⠀⠀

Виртуальный офис

При желании можно организовать и полный цифровой «слепок» офиса: с комнатами, в которые сотрудники могут «стучаться» и общаться с коллегами.

Таким образом, например, строится работа в приложении Sococo: в нем рисуется компьютерная модель офиса с возможностью организации чатов, аудио- и видеоконференций, расшаривания рабочего стола. Это мультиплатформенное решение, все потоки данных в котором шифруются алгоритмом AES с длиной ключа 128 бит.

Компания Walkabout Collaborative, разработчик Walkabout Workplace, позиционирует свой продукт как оптимальный для малого и среднего бизнеса. В этом приложении есть уже не только средства для общения, но и файловое хранилище, система отслеживания задач и уведомлений.

Схожие возможности предлагает и сервис Wurkr: план офиса с комнатами сотрудников и переговорными, в которые можно приглашать не только коллег, но и «гостей» — клиентов и партнеров по бизнесу.

Forbes, ссылаясь на результаты опроса HeadHunter, оценивает переход на хоум-офис в сумму от одного до трех миллионов рублей для среднего бизнеса. Для крупных игроков стоимость возрастает минимум до пяти миллионов.

Пандемия и ее последствия — серьезное испытание для большинства компаний. Однако сам по себе переход к удаленной работе не обязательно принесет убытки в долгосрочной перспективе. Недавний отчет PGI говорит о том, что предоставление персоналу возможности удаленной работы позволит в дальнейшем на 25 % уменьшить текучку кадров и тем самым сэкономить до 10 000 долларов в год.