Как организовать удаленную работу сотрудников на карантине

Удаленка: как организовать работу офиса на карантине

Из-за эпидемии коронавируса многие непроизводственные компании вынуждены переводить сотрудников на удаленную работу. Чтобы уменьшить издержки для бизнеса на карантине, критически важно наладить эффективное онлайн-взаимодействие с сотрудниками и партнерами. Рассказываем, что для этого необходимо, какие инструменты и сервисы использовать.

По результатам исследования «Битрикс24», более половины российских компаний (65 %) всерьез задумываются о переходе на удаленную работу в условиях продолжения эпидемии. При этом 42 % опрошенных заявили о том, что готовы перевести на удаленку весь персонал, и только пятая часть компаний абсолютно не готова к такому переходу.

О полном или частичном переводе персонала на дистанционную работу объявили такие гиганты, как Google, Microsoft, Twitter, Hitachi, Apple, Amazon, Spotify, — а это сотни тысяч сотрудников по всему миру.

Согласно данным Statista, только численность персонала Microsoft в 2019 году оценивается в 144 000 человек. Всем им рекомендовано работать из дома.

Готовность российских компаний к переходу на удаленную работу

Готовность российских компаний к переходу на удаленную работу

Чтобы организовать полноценную дистанционную работу, необходимо:

  1. Решить юридические вопросы: российское законодательство позволяет корректно зафиксировать новый формат трудовых отношений. Для этого требуется подписать с сотрудниками дополнительное соглашение или специальный трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).
  2. Согласовать регламент взаимодействия: оговорить график работы, способы связи. Также стоит обсудить план действий в нештатных ситуациях: болезнь, отсутствие доступа к сети и т. п.
  3. Продумать, каким образом будет контролироваться деятельность персонала: это могут быть регулярные созвоны, видеоконференции, отчеты. Кроме того, можно установить на пользовательских машинах тайм-трекеры, например: Tick, OfficeTime или Timely. 
  4. Обеспечить техническую возможность работы из дома.

Остановимся подробнее на инструментах для организации дистанционного доступа.

⠀⠀⠀

Оборудование и интернет

Прежде всего, у сотрудников должны быть компьютеры (ноутбуки, планшеты) с доступом к интернету. 

При этом возможны две стратегии: 

  • используются личные компьютеры;
  • используются корпоративные устройства с предустановленным ПО.

Первый вариант дешевле и проще для воплощения, но он потенциально небезопасен, так как неизвестно, что за ПО установлено на личных машинах и какие угрозы оно несет для корпоративных данных.

По итогам недавнего опроса IT-профессионалов компанией Entrust Datacard выяснилось: 77 % опрошенных считают, что в течение ближайших пяти лет теневое ПО станет реальной проблемой в их организациях, если не предпринимать никаких мер против его использования

Также в первом варианте возможен такой нюанс: может оказаться, что не у всех дома есть оборудование с характеристиками, достаточными для выполнения рабочих обязанностей. 

Чтобы избежать неприятных сюрпризов, перед полным переходом к дистанционной работе лучше провести опрос о наличии у персонала технической возможности работы из дома. При необходимости компания может закупить недостающую технику и предоставить ее сотрудникам во временное пользование.

Кроме компьютеров, для телеконференций, например, могут понадобиться веб-камеры и гарнитуры. Чтобы общение не стало мучением, рекомендуется использовать веб-камеры с разрешением не меньше 720p и качественные гарнитуры или микрофоны.

Безопасный удаленный доступ к онлайн-сервисам организации можно организовать с помощью VPN. В идеальном мире абсолютно все взаимодействие сотрудников с сетью компании должно происходить только через VPN, поскольку при этом создается зашифрованное защищенное соединение.

В рейтингах лучших коммерческих VPN-вендоров упоминаются:

  • ExpressVPN;

  • IPVanish VPN;

  • Norton Secure VPN;

  • NordVPN;

  • StrongVPN

Еще большей надежности можно достичь, если внедрить двухфакторную аутентификацию (2FA) вместо пары логин-пароль. Например, раздать пользователям 2FA-брелоки.

В реальности же организовать полноценную защищенную сеть бывает сложно и затратно: нужно корректно настроить маршруты, выпустить ключи для сотрудников, установить программы-клиенты и научить персонал ими пользоваться.

Поэтому для дистанционной работы применяется специальное программное обеспечение: Citrix Virtual Apps and Desktops или BlackBerry Digital Workplace. Для небольших компаний зачастую достаточно TeamViewer (подписка для бизнеса также платная).

⠀⠀⠀

Сервисы для совместной работы

Согласно недавнему опросу GitLab, более трети работающих из дома сотрудников (35 %) испытывают сложности во взаимодействии с коллегами и клиентами. Это говорит о том, что организации полноценных дистанционных коммуникаций все еще уделяется недостаточно внимания.

Для совместной работы существуют сотни приложений и сервисов: например, можно использовать Slack, Microsoft Teams, G Suite от Google или Workplace от компании Facebook. Тем более Microsoft и Google уже анонсировали бесплатные тарифы для своих продуктов на время эпидемии коронавируса.

Многофункциональные и сложные программы не всегда нужны. Для коммуникаций в небольшой компании может вполне хватить возможностей Telegram или Skype.

⠀⠀⠀

Инструменты для проведения телеконференций

Из-за COVID-19 акции компании Zoom, предоставляющей ПО для видеоконференций, выросли более чем на 10 % (на фоне более чем 30-процентного падения биржевых индексов). Другой вендор, Cisco, зафиксировал в начале марта 2020 года рост трафика веб-конференций в WebEx в 22 раза.

Кроме этих популярных приложений, для организации совместного аудио- и видеообщения сотрудников используются также Google Hangouts, BlueJeans, RingCentral.

Для видеосвязи важна хорошая пропускная способность сети: эксперты CIO Dive рекомендуют использовать для интернет-коммуникации канал доступа со скоростью не ниже 50 мегабайт в секунду.

⠀⠀⠀

Средства доступа к данным

Персоналу должны быть доступны рабочие файлы, корпоративное ПО, СУБД. При этом необходимо обеспечить не только общее хранилище, но и своевременную корректную синхронизацию изменений.

В качестве средств организации совместных файловых хранилищ можно использовать Microsoft OneDrive, Citrix ShareFile, Dropbox и подобные им решения.

Один из способов сокращения издержек на IT-инфраструктуру — технологии виртуализации. Средства доступа к виртуальным машинам предлагают компании VMware, Amazon, Nutanix. При этом сотрудники должны будут установить соответствующее клиентское ПО для работы на виртуальных серверах.

⠀⠀⠀

Виртуальный офис

При желании можно организовать и полный цифровой «слепок» офиса: с комнатами, в которые сотрудники могут «стучаться» и общаться с коллегами.

Таким образом, например, строится работа в приложении Sococo: в нем рисуется компьютерная модель офиса с возможностью организации чатов, аудио- и видеоконференций, расшаривания рабочего стола. Это мультиплатформенное решение, все потоки данных в котором шифруются алгоритмом AES с длиной ключа 128 бит.

Компания Walkabout Collaborative, разработчик Walkabout Workplace, позиционирует свой продукт как оптимальный для малого и среднего бизнеса. В этом приложении есть уже не только средства для общения, но и файловое хранилище, система отслеживания задач и уведомлений.

Схожие возможности предлагает и сервис Wurkr: план офиса с комнатами сотрудников и переговорными, в которые можно приглашать не только коллег, но и «гостей» — клиентов и партнеров по бизнесу.

Forbes, ссылаясь на результаты опроса HeadHunter, оценивает переход на хоум-офис в сумму от одного до трех миллионов рублей для среднего бизнеса. Для крупных игроков стоимость возрастает минимум до пяти миллионов.

Пандемия и ее последствия — серьезное испытание для большинства компаний. Однако сам по себе переход к удаленной работе не обязательно принесет убытки в долгосрочной перспективе. Недавний отчет PGI говорит о том, что предоставление персоналу возможности удаленной работы позволит в дальнейшем на 25 % уменьшить текучку кадров и тем самым сэкономить до 10 000 долларов в год.