как работает умный офис

(Русский) «Умный офис»: как это работает и кому это выгодно

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.


Как бизнесу не поддаться обаянию новых технологий, а руководствоваться собственной выгодой? Что означает приставка «умный» по отношению к офису? Можно ли сократить операционные издержки компании при внедрении интеллектуальных инженерных систем? Рассказываем в нашем новом материале.

Как заставить сотрудников  работать более продуктивно

Технологии «умного дома» и «умного офиса» развиваются параллельно на протяжении 20 лет. Многие задачи у них пересекаются. Не случайно, сегодня речь идет о моделях умных городов (один проект в Японии уже реализует компания Panasonic), где интеллектуальные инженерные системы внедрены в рабочее и жилое пространство.

В 2017 году нас ожидает прорыв в направлении технологий умного офиса, уверен автор материала в IT ProPortal. Под этим обобщенным термином сегодня понимают инструменты, знакомые даже тем, кто напрямую не связан с ИТ: автоматизация бизнес-процессов компании, мобильные устройства, «интернет вещей» (IoT), машинное обучение и так далее.

В общем случае говорят об организации рабочего пространства, позволяющей максимально полезно использовать потенциал сотрудников, сделав их пребывание в офисе более комфортным.

В статье Business News Daily предлагается такое определение: «Умный офис призван унифицировать операции в рамках одной системы, обладающей возможностями машинного обучения. Это позволяет добиваться большей эффективности от работников, делая их счастливее, анализировать большие объемы данных, чтобы принимать правильные решения». По сути, это офис, забитый под завязку всевозможными гаджетами.

Возникает вопрос: не выдают ли идеологи «умного офиса» знакомые всем вещи в новой обертке, существует ли «умный офис» как отдельная модель с четкими критериями? Как понять, что специализирующиеся на этом направлении компании продают отдельную инфраструктуру, а не набор стандартных девайсов под технологическим соусом?

 

Какой офис можно считать «умным»

Существует устоявшийся набор составляющих «умного офиса», который можно найти буквально в каждой статье, посвященной данной теме. В материале Appcessories, опубликованном в конце прошлого года, перечислены 9 технологических трендов «умного» рабочего пространства.

  • Искусственный интеллект (ИИ, англ. Artificial intelligence, AI) будет играть ведущую роль в работе современного офиса, позволяя значительно увеличивать производительность компании. Примером может служить робот-адвокат ROSS, недавно разработанный на основе системы IBM’s Watson AI. Программа анализирует данные юридической компании за последние 10 лет, самообучается, после чего готова выдавать рекомендации уже по текущей практике фирмы. На искусственного «коллегу» можно будет взвалить многие рутинные обязанности в компании: составление календарного плана, организацию встреч, поиск документов в базе.
  • Совместная работа с документами в реальном времени. Данная технология в разы увеличивает продуктивность офисного труда. Сегодня можно работать несколькими удаленными командами, не просто редактируя документы, но создавая дизайнерский проект, подключая виртуальную реальность.
  • Новые варианты коммуникации. Электронная почта и телефон по-прежнему остаются основными каналами делового общения. Разработчики уже готовы предложить офисные коммуникационные пакеты, позволяющие интегрировать видео чат, обмен графикой, голосовой чат и традиционную переписку в одной платформе.
  • 3-D печать. До сих пор 3-D печать остается, скорее, уделом энтузиастов, технология еще не нашла широкого применения. Эксперты прогнозируют революционные изменения в офисном пространстве, как только 3-D печать удастся полностью интегрировать в рабочий процесс компаний. Инструмент может частично заменить реальное производство или, по крайней мере, позволит быстро получать нужные детали, когда это необходимо.
  • Удаленные сотрудники. Недавнее исследование показало, что 34% крупных компаний по всему миру планируют перевести половину своего штата на удаленную работу к 2020 году. Четверть опрошенных руководителей была еще более радикальной: они намерены довести эту цифру до 75%. С помощью технологий «умного офиса» (коммуникационные платформы, облачные вычисления, виртуальная реальность) это вполне реально осуществить.
  • Виртуальная и дополненная реальность. Пока эти технологии использовали в основном в сфере развлечений и обучения. На очереди — профессии дизайнеров, архитекторов и врачей. Некоторые эксперты предрекают эру без рабочих ПК. Большинство стандартных процессов можно будет проделывать в виртуальном мире, экспонируя результаты в мир реальный, или в дополненном пространстве, интегрированном в реальное окружение.
  • Интернет вещей. В упрощенном варианте IoT можно описать как систему автономного взаимодействия нескольких машин. Уже сам этот принцип позволяет в теории сэкономить массу времени офисным работникам, сняв с них обязанности передачи данных с одного устройства на другое. Представьте, что в компании запланировано совещание на 10 часов. Без вмешательства человека система самостоятельно подготовит оборудование для презентации, включит кондиционер и даже приготовит кофе.
  • Облачные вычисления. Самый понятный инструмент повышения эффективности бизнеса. Облако позволяет компаниям масштабировать процессы без покупки дополнительного оборудования и увеличения площади самого рабочего пространства. Все приложения хранятся и взаимодействуют онлайн. В теории офис полностью может управляться через web.
  • Энергетическая эффективность. Современные технологии позволяют эффективно решать задачи экономии электроэнергии. Возобновляемые источники могут быть интегрированы в сами офисные здания. Чаще всего в рабочее пространство монтируют системы искусственного интеллекта, проводящие мониторинг энергозатрат и принимающие самостоятельно решения по их снижению.

 

Прагматичный подход

Последний пункт самый интересный. Можно бесконечно рассуждать о комфорте внутри рабочей среды, о новых гаджетах, бизнес волнует в первую очередь прибыль. Российские компании, привыкшие существовать в условиях постоянной мобилизации ресурсов, не говорят на языке технических футурологов, им интересны две вещи: повышение качества административного управления и снижение операционных издержек.

Технологии «умного офиса» появились в России более 10 лет назад. Уже тогда на рынке было порядка 7 компаний, готовых предоставить комплексные решения для интеграции интеллектуальных инженерных систем, систем безопасности, климатконтроля и связи в административные здания.

На внутреннем рынке сложился прагматичный подход к понятию «умный офис». Встроенные системы должны удешевлять управление помещением, помогать экономить на электроэнергии и обеспечении безопасности. В идеале smart office также помогает снижать страховые выплаты, но пока это, скорее, практика западных компаний.

Окупаемость первых проектов внедрения технологий «умного офиса» оценивалась в интервале 5-7 лет. Поэтому основными заказчиками являлись госучреждения, крупные банки, представительства зарубежных корпораций. Сегодня «умные» технологии доступны среднему и малому бизнесу, способны в короткое время принести ощутимую выгоду.

На портале VC.ru можно ознакомиться с примером установки системы управления электросетью Hidden.Energy одного московского офиса через мобильные устройства. Эта система использует специализированный протокол для передачи данных по стандартным линиям. В зависимости от настроек она передает сигналы, управляющие мощностью всех осветительных и электрических приборов здания. Для монтажа требуется установка датчиков и блока управления. Данные могут выводиться на обычный планшет. По заверениям разработчиков, подобная система на IoT помогает экономить 30-60% электроэнергии.

 

«Умный офис» как часть маркетинговой стратегии

Технологических решений, позволяющих бизнесу сокращать расходы на электричество, безопасность, управление процессами, на рынке множество. По-старинке мы называем их энергосбережением (энергоменеджментом) и автоматизацией. Компания «ГЕОЛАЙН» более 5 лет занимается внедрением инженерных и телекоммуникационных систем, ИТ-инфраструктуры, ориентированных на те же задачи, что и «умный офис» или «умное предприятие».

Понятие smart office можно трактовать широко. Каждый руководитель сам решает, какие технологические решения позволяют сделать офис или производство «умнее». Вполне вероятно, что в случае с продажей систем «умный офис» речь идет о «маркетинговой наценке» на вполне стандартные вещи.

Мы привыкли полагать, что для бизнеса «умнее» — значит, прибыльнее. Инструменты должны подбираться для решения конкретных задач. Сегодня это может быть «интернет вещей», машинное обучение, виртуальная реальность. Завтра появятся новые технологии, конечные цели от этого не изменятся.

Материал оказался полезным? Поделитесь с друзьями: