оснащение переговорной комнаты

(Русский) Переговорная комната: от проектора к голограмме

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

В любой коммерческой организации почти треть рабочего времени сотрудников посвящена совещаниям, переговорам, внутренним и внешним коммуникациям. Пятая часть персонала компаний уже работает удаленно. Важно, чтобы это время расходовалось максимально продуктивно, а каналы связи обслуживали бизнес-процессы быстро, четко и эффективно. Поэтому необходимо правильно организовать и оборудовать систему переговорных комнат.

Коммуникации сегодня – одно из основных средств производства. На каналы связи ложится колоссальная нагрузка по обеспечению корректной, быстрой и безопасной работы бизнес-процессов.

К 2020 году почти половина всех сотрудников в корпоративном секторе США будет работать удаленно. Согласно исследованию РБК, уже сейчас каждая пятая российская компания пользуется услугами удаленных специалистов. Как ожидается, в 2020 году число таких сотрудников в целом увеличится до 20%. Каждый работник вне офиса экономит организации порядка 170 тыс. рублей в год, а совокупный профит от такого подхода на общероссийском рынке составил в 2017 году 68 млрд. рублей.

Удаленную модель практикуют не только стартапы или технологические компании. Политику гибкого графика работы успешно применяют, например, в немецком подразделении Volkswagen. Вопреки предсказаниям, этот режим до сих пор не стал нормой (IBM и Yahoo вообще решили вернуть всех сотрудников без исключения в офис). Но компании, игнорирующие данный тренд, теряют в мобильности. Целый набор производственных операций удобнее и дешевле делать через аутсорсинг, удаленно и в рамках разовых проектов.

Дело отчасти в психологии: работодатель по-прежнему хочет иметь полный контроль за сотрудниками с 9 до 6. Хотя современные технологии позволяют гарантировать качественное взаимодействие подразделений и оптимальные коммуникации с партнерами, поставщиками, клиентами в удаленном режиме.

Почему важно правильно организовать переговорную комнату

 

Виртуальные коммуникации для бизнеса

Научная фантастика (Sci Fi) десятилетиями транслировала представления о том, как должны выглядеть рабочие коммуникации. Видеоконференцсвязь появилась в кино еще в 50-е годы прошлого века, реальностью технология стала только в начале 90-х.

Первое подобие голограммы возникло на экране в одной из частей трилогии про Фантомаса, активно эксплуатировал этот прием Джордж Лукас в эпопеи «Звездные войны». Все идет к тому, что скоро голографическая связь станет мейнстримом в корпоративном секторе.

Демонстрационное видео с возможностями использования голограмм в повседневном общении выпустила в 2016 году Microsoft. Проект голографической комнаты для переговоров был представлен компанией совместно с DVE в 2014. В начале 2017 года первый в истории сеанс голографической связи между абонентами сотового оператора (сети стандарта 5G) провели южнокорейская KT Corporation и Verizon.

Подобные решения уже представлены на рынке в нескольких вариантах: канадская TeleHuman 2, Q-Room от американской Quintetto. Q-Room позиционируется как первая иммерсивная голографическая технология для виртуальных коммуникаций в продажах, организации рабочих процессов и обучении.

Голографическая комната

Принцип работы голографических переговорных комнат состоит в том, что человека снимает несколько камер (они берут не только двухмерную картинку, но и данные о глубине), создавая его 3-D образ, а потом посредством интернета или локальной сети образ транслируется участникам конференции через интеллектуальные проекторы.

Проще говоря, получается эффект «полного присутствия» человека в комнате, зрительный контакт и возможность считывать всю информацию, которую мы выражаем через мимику и жесты.

Об экономии издержек на прочие каналы связи говорить пока не приходится, поскольку голографические переговорные комнаты – дорогие игрушки, которые не отменяют прочие средства коммуникаций. Речь может идти о бонусах в плане репутации. Вряд ли голограмма поможет существенно повысить внутрикорпоративную и клиентскую лояльность.

 

Варианты организации коммуникационного пространства в офисе

Переговорные комнаты с видеоконференцсвязью нужны не только и не столько для организации удаленного общения сотрудников и партнеров. Ежегодно в мире проходит около 11 миллионов бизнес-встреч, до 37% среднего рабочего времени тратится на переговоры, планерки и совместные заседания отделов. Это время должно расходоваться максимально продуктивно.

Рынок IT предлагает множество решений для групповой коммуникации. Обычно крупные компании оборудуют для этих целей отдельно конференц-зал и несколько переговорных комнат (включая VIP) с единой рабочей средой для эффективного проведения встреч и совещаний. Небольшие предприятия обходятся опциями поскромнее.

Экономичный вариант переговорной комнаты может выглядеть так: несколько столов, места для руководства и монитор на стене. Это программа-минимум. На следующей ступени эволюции появляются микрофоны: и на столе руководителей, и на остальных местах. Более продвинутый уровень предполагает небольшие экраны у каждого рабочего места – эти устройства уже могут дублировать информацию, подающуюся на центральный монитор.

В среднем цена минимального набора для оснащения переговорной комнаты обойдется в 150 тыс. рублей при условии, что площадь соответствующего помещения не превышает 70 кв. м. За эти деньги вы получите мультимедийный проектор для презентаций, экран и встраиваемую либо навесную систему озвучивания.

Вариант «эксперт» – от 750 тыс. рублей, и здесь палитра технологических решений значительно шире: плюсом к проектору, экрану и акустике идут интерактивные доски, системы аудио- и видеоконференцсвязи, всевозможные встраиваемые модули и лифтовые системы проекторов (когда аппаратура как бы притапливается в стол или потолок, появляясь по мере необходимости для экономии пространства). Такой зал можно оборудовать в помещении до 100 кв. м.

Стоимость оснащения системы переговорных комнат класса «люкс» уходит за миллион. Опции можно добавлять до бесконечности: выбрать комплекс со светодиодным экраном вместо проектора (тем более, что стоимость их в последние годы заметно снизилась), дополнительную систему вентиляции, функцию синхронного перевода и т.д.

 

Требования к организации переговорных комнат

Когда бюджет ограничен, разумнее исходить из задач и грамотной организации процесса оборудования переговорной комнаты.

  1. Вся умная «начинка» переговорки или конференц-зала должна работать бесперебойно: связь должна быть быстрой, а изображения и звуки четкими. Когда во время переговоров или видеоконференции происходит разъединение спикеров, нарушение связи или зависание компьютеров, то помимо очевидных неудобств это чревато репутационными и финансовыми потерями.

Время, затрачиваемое на устранение внезапной технологической неполадки, составляет в среднем полчаса, для западных компаний в 250 человек подобные эксцессы обходятся в 250 тыс. долларов в год (можете просчитать свои потери, взяв стоимость рабочего времени ваших сотрудников). Нужно не только оснастить зал качественным оборудованием, но и предусмотреть возможность обустройства централизованного удаленного контроля и настройки для оперативного решения возникшей проблемы.

  1. Современное помещение для переговоров должно быть удобным и комфортным а устройства должны сочетаться с дизайном комнаты, не занимать много места да и вообще не привлекать к себе внимания. Здесь, разумеется, возможен только индивидуальный подход. Оборудование, мебель, освещение, вообще вся обстановка, включая цвет краски на стенах, должны быть разными для небольших помещений формата переговоров один на один, комнат для мозгового штурма (креативных мастерских), залов для внутренних конференций и помещений, предназначенных для общения с клиентами и внешними спикерами.
  1. В любом конференц-зале должна присутствовать возможность интерактива с аудиторией, соответственно все необходимые панели, консоли, микрофоны должны быть на своих местах и в рабочем состоянии.
  1. К этому можно добавить совместимость системы с различного рода программным оборудованием (на случай, если понадобится апгрейд помещения), а сам зал нелишне приспособить под переговоры таким образом, чтобы все его конструктивные части можно было оперативно разобрать и собрать обратно.

Помещение для видеоконференции оборудовано системой камер, экранов и микрофонов, модификаций которых великое множество. Качество и скорость передачи звука и изображения будет варьироваться в зависимости от цены (например, светодиодные экраны будут базово отличаться лишь шагом пикселя).

На сайтах производителей и поставщиков вы можете посмотреть всю линейку девайсов от небольших мониторов до видеостен, высоконтрастных экранов и светодиодных модулей. То же самое касается и акустических систем. Плюсы установки средств конференцсвязи в переговорных комнатах должны перекрывать расходы (проще говоря, она должна быть регулярно востребована):

  • Экономия на телефонных звонках, благодаря связи через интернет.
  • Снижение затрат на командировки за счет возможности интерактивной командной работы (это удобно и при работе с филиалами, и сотрудничестве с фрилансерами, и при дистанционном обучении, собеседованиях и т.д.), оперативность в принятии решений.
  • «Офис в кармане»: подключиться к работе можно практически через любой гаджет, даже если вы находитесь в дороге, дома, отпуске.